Agendamento e confirmação pelo WhatsApp
Marcar, confirmar, lembrar e reagendar sem ninguém digitando de novo, para a agenda parar de ter buraco que ninguém avisou.
Falta não avisada é o prejuízo mais silencioso de quem trabalha com hora marcada. O horário já estava reservado, ninguém mais pôde usar, e a conta só aparece no fim do mês, sem nome e sem causa.
Esta frente existe para reduzir essa perda com o que já funciona: lembrar a pessoa a tempo de ela conseguir avisar, e deixar avisar ser fácil.
O que este serviço resolve
Num consultório que eu levantei, marcação, confirmação, remarcação, cobrança e resposta de mensagem passavam todas por uma pessoa só. Quando ela faltava, nada disso acontecia. Não era desorganização, era acúmulo: cada tarefa isolada é pequena, e juntas ocupam o dia inteiro de alguém.
Confirmação é a que mais se perde nesse acúmulo, porque ela não tem hora marcada. Ninguém percebe que deixou de confirmar, até o horário ficar vazio.
O que entra e o que não entra
Entra
- Marcação pelo WhatsApp, dentro das regras de agenda que você definir
- Confirmação automática no ato
- Lembrete antes, no prazo que fizer sentido para a sua área
- Reagendamento sem precisar falar com ninguém
- Cancelamento fácil, que é o que faz o horário voltar a ficar livre
- Aviso para você do que foi marcado, remarcado e cancelado
- Registro de quem confirmou e quem não respondeu
Não entra
- Decidir encaixe ou exceção de agenda sem regra escrita por você
- Cobrança de falta, que é decisão e conversa sua
- Prontuário, ficha clínica ou qualquer dado de saúde
- Triagem ou orientação sobre o caso da pessoa
- Promessa de redução de faltas em número
A terceira linha da direita não é preferência, é limite. Agenda e dado de saúde são coisas diferentes, e eu trabalho só com a primeira. O que a pessoa tem não entra em mensagem automática.
Como o trabalho acontece
- As regras da sua agenda, escritasDuração, intervalo, quantos dias à frente, o que pode ser marcado sozinho e o que precisa passar por você. Sem isso escrito, a automação inventa a regra, e ela inventa errado.
- Ligação com a agenda que você já usaNão crio agenda nova se já existe uma. Duas agendas é como se tem horário marcado em dobro.
- MensagensConfirmação, lembrete, remarcação e cancelamento, escritas e aprovadas por você.
- Teste com dado obviamente falsoNunca com o telefone de um conhecido. Um dígito errado já basta para o lembrete ir para quem não marcou nada, com o seu nome na assinatura.
- Piloto antes do loteEntra primeiro para uma parte da agenda. Confere-se o que saiu, ajusta-se, e só então cobre tudo.
O que depende de você
Sem isto, a frente trava
- As regras da agenda, escritas, incluindo as exceções
- Decidir o prazo do lembrete, que muda muito por área
- Aprovar o texto das mensagens
- Dizer o que acontece quando alguém não confirma
O quarto item é o que a maioria não decide, e é onde o ganho mora. Lembrete serve para a pessoa avisar que não vem. Se não existe regra sobre o que fazer com o silêncio dela, o horário fica bloqueado do mesmo jeito.
O que eu não prometo
Não prometo número de faltas evitadas, e desconfie de quem promete. O resultado depende do seu prazo de lembrete, da sua área, do tipo de atendimento e do quanto a pessoa já estava decidida quando marcou.
O que eu garanto é a mecânica: a mensagem sai, a resposta é registrada, e você consegue olhar quem confirmou e quem não respondeu antes do dia começar.
Quando eu não recomendo
Não contrate isto agora se
- Sua agenda ainda vive em papel ou na cabeça de alguém. Primeiro ela existe em algum lugar consultável, depois se automatiza.
- Você atende por encaixe, sem horário definido. Não há o que confirmar.
- Seu volume de horários é pequeno o bastante para uma mensagem à mão dar conta.
- Você quer que a automação decida exceção de agenda. Isso é decisão sua, e automação que decide exceção cria confusão mais cara que a falta.
Perguntas que aparecem sempre
Funciona com a agenda que eu já uso? Na maioria dos casos sim. Se não funcionar, eu digo antes de começar, e não depois.
E quem não usa WhatsApp? Continua marcando do jeito de hoje. A automação atende quem já chega por ali, não substitui os outros caminhos.
Posso mandar lembrete de outras coisas? Pode, dentro do que a plataforma e a norma da sua profissão permitirem. Lembrete de horário é uma coisa; oferta disfarçada de lembrete é outra, e essa eu não faço.
Isso reduz falta mesmo? Reduz a falta de quem esqueceu e a de quem não sabia como avisar. Não reduz a de quem desistiu e não quer dizer.