Acessos nominais e titularidade
Descobrir em nome de quem está cada coisa do seu negócio digital, colocar tudo no seu, e fazer com que cada pessoa entre com o nome dela em vez de uma senha compartilhada.
Esta é a frente que ninguém quer contratar, não aparece em tela nenhuma, e é a única que protege você de todos os seus fornecedores, inclusive de mim.
Ela responde uma pergunta só: se você quisesse trocar todo mundo amanhã, o que você conseguiria levar?
O que eu costumo encontrar
Domínio registrado no CPF de um ex-fornecedor. Hospedagem na conta de alguém que saiu. Conta de anúncio no perfil pessoal de quem cuidava disso em 2019. Ferramenta de e-mail assinada pela agência, com a base de contatos dentro.
Nada disso foi feito por má fé. Foi feito porque era o jeito mais rápido no dia. O custo aparece anos depois, quando você precisa mudar alguma coisa e descobre que precisa pedir.
Recuperar endereço com titularidade errada pode levar meses, e pode simplesmente não dar certo.
A senha que estava escrita, e a regra que não estava valendo
O levantamento que eu mando para cliente diz, em caixa de destaque: não escreva senhas neste documento, em nenhum campo, em nenhuma hipótese.
Num arquivo interno meu de tarefas de projeto, a senha de um acesso estava escrita por extenso.
A regra existia, estava escrita, era boa, e não estava valendo dentro de casa. Ficou registrado como falha própria.
Regra de segurança não se cumpre porque está escrita. Ela se cumpre quando o processo torna o descumprimento difícil. É por isso que esta frente troca senha compartilhada por acesso nominal em vez de mandar as pessoas tomarem cuidado.
O que entra e o que não entra
Entra
- Inventário de tudo: domínio, hospedagem, e-mail, contas, ferramentas e bases
- Em nome de quem cada coisa está, conferido no registro e não de memória
- Transferência de titularidade do que estiver no nome errado
- Acesso nominal para cada pessoa, com o que ela pode fazer
- Remoção de acesso de quem já saiu
- Fim das senhas escritas em documento, planilha ou conversa
- Lista final, mantida, de quem tem acesso a quê
Não entra
- Guardar qualquer coisa sua em conta minha
- Recuperar titularidade que está em disputa jurídica
- Pagar as assinaturas, que são custo seu e ficam no seu nome
- Garantia de que toda transferência vai dar certo
O que é acesso nominal, sem termo técnico
É quando cada pessoa entra com o nome dela, aparece numa lista de quem tem acesso, e pode ser removida sozinha, sem trocar a senha de todo mundo.
Isso resolve três coisas de uma vez. Você consegue saber quem fez o quê. Você consegue tirar o acesso de uma pessoa sem atrapalhar as outras. E a saída de alguém deixa de ser um evento que exige trocar tudo.
O meu acesso segue a mesma regra, e você consegue revogá-lo hoje, sem me avisar e sem pedir nada a ninguém. Enquanto o domínio e as contas estiverem no seu nome, tirar o meu acesso não derruba coisa alguma.
Como o trabalho acontece
- InventárioTudo que existe, incluindo o que ninguém lembra. Conta esquecida é onde mora o acesso de quem saiu há três anos.
- Conferir titularidade no registroAbrindo e lendo, não perguntando. A memória de quem contratou erra com frequência, e erra para o lado otimista.
- Transferir o que estiver erradoUm por vez, começando pelo domínio, que é o mais caro de perder.
- Trocar senha compartilhada por acesso nominalOnde a ferramenta permitir. Onde não permitir, isso fica registrado como risco conhecido, em vez de esquecido.
- Lista final e revisãoQuem tem acesso a quê, conferida a cada fechamento de mês. Lista feita uma vez e nunca mais olhada envelhece em semanas.
O que depende de você
Sem isto, a frente trava
- Dizer tudo que você lembra que existe, mesmo o que acha irrelevante
- Falar com quem hoje detém alguma titularidade, quando for terceiro
- Um meio de pagamento seu, para as contas que precisam sair do nome de outro
- Decidir quem continua com acesso e quem sai
O segundo item é o que trava com mais frequência, e nem sempre se resolve. Ex-fornecedor com quem a relação terminou mal pode simplesmente não responder.
Quando eu não recomendo
Não contrate isto agora se
- Você é a única pessoa com acesso a tudo, e tudo já está no seu nome. Aí já está resolvido.
- Existe disputa jurídica sobre alguma conta. Isso vem antes, e não é conversa técnica.
- Você não pretende trocar de fornecedor nem contratar ninguém novo. O valor desta frente aparece na troca.
A terceira linha merece ressalva: o valor aparece na troca, e a troca costuma ser justamente o momento em que não dá mais tempo de arrumar.
Perguntas que aparecem sempre
Isso interrompe alguma coisa? Transferência de domínio tem uma janela sensível, e ela é feita com aviso e com cópia de segurança pronta. O resto não interrompe nada.
E se o antigo fornecedor não colaborar? Existe caminho formal para domínio, e ele é lento. Para conta de ferramenta, às vezes a saída é começar outra e migrar o que dá. Eu digo qual é o caso antes.
Preciso trocar todas as senhas? As compartilhadas, sim. É o ponto inteiro da frente.
Você fica com acesso depois? Com acesso nominal, enquanto durar o trabalho, e você revoga quando quiser sem me consultar.