WhatsApp: infraestrutura

WhatsApp ligado aos seus sistemas

A conversa deixando de viver só no aparelho: o contato cai no lugar onde você guarda cliente, o pedido aparece, a agenda enxerga, e ninguém digita a mesma coisa duas vezes.

Conversa que vive só no WhatsApp não é registro. Ela não aparece em relatório, não dá para contar, não sobrevive à troca de quem atende, e não se cruza com nada.

Ligar o WhatsApp ao que você já usa resolve isso. Não é sofisticação: é parar de redigitar e parar de perder.

O que este serviço resolve

O caso mais comum que eu encontro é a digitação dupla. A pessoa conversa pelo WhatsApp, e depois alguém copia nome, telefone e o que foi combinado para uma planilha, um sistema de clientes ou um caderno.

Isso custa tempo, e custa mais em erro. O que é copiado à mão é copiado errado de vez em quando, e ninguém descobre qual.

O segundo caso é o inverso: o sistema tem a informação e a conversa não. O cliente pergunta o status do pedido e quem atende precisa abrir outra tela, procurar, e voltar. Enquanto isso a conversa esfria.

O que entra e o que não entra

Entra

Levantamento do que você já usa e do que cada sistema guarda
Contato do WhatsApp caindo no lugar onde você guarda cliente
Marcação de origem, para saber de onde a conversa nasceu
Consulta de informação do sistema dentro da conversa
Agenda enxergando o que foi marcado por mensagem
Aviso automático de evento que importa, como pedido ou pagamento
Conferência de ponta a ponta, com dado de teste, antes de ligar

Não entra

Desenvolver o sistema que você ainda não tem
Comprar ferramenta ou assinatura no meu nome
Migrar base de um sistema antigo para um novo, que é outra frente
Dado de saúde ou qualquer informação clínica em mensagem
Garantia de que um sistema fechado vai permitir a ligação

A última linha da direita é a mais honesta e a que mais frustra. Nem todo sistema permite ser ligado a outra coisa. Alguns não têm por onde, outros cobram caro por isso, outros permitem mas só de um lado. Eu confiro isso no levantamento e digo antes de você pagar por uma frente que não vai acontecer.

O que mais dá errado aqui

Duas coisas, e as duas em silêncio.

A primeira é a parte que depende de dado que só o cliente tem. Numa entrega de comércio eletrônico, a emissão automática de nota fiscal dependia de dados fiscais, certificado digital e classificação de produto que só o cliente possuía. Não vieram no prazo, e a frente ficou parada esperando. Foi registrada como aguardando dados do cliente, não como concluída, e dizer isso no começo é o que impede que o fim pareça enrolação.

A segunda é a automação que funciona uma vez. Já vi uma rotina funcionar perfeitamente no primeiro registro e quebrar no segundo, e isso é o padrão, não a exceção. Por isso nada aqui entra em produção sem rodar antes em quantidade pequena, conferido item a item.

Como o trabalho acontece

LevantamentoO que você usa, o que cada coisa guarda, e o que de fato permite ser ligado. Sai uma lista do que dá, do que não dá e do que custa mais do que devolve.
Desenho do caminho do dadoO que sai de onde, vai para onde, e o que acontece quando falha. A terceira parte é a que ninguém escreve e a que decide tudo.
LigaçãoFeita em uma direção por vez. Ligar os dois sentidos ao mesmo tempo esconde qual dos dois quebrou.
Piloto com dado de testeCom informação obviamente falsa, conferida ponta a ponta. Nunca com dado de cliente real, porque teste que escapa vira mensagem para quem não pediu nada.
AcompanhamentoO que falha silenciosamente precisa gritar. Cada ligação sai com um jeito de avisar quando parar de funcionar.

O que depende de você

Sem isto, a frente trava

Acesso aos sistemas que já existem, em conta no seu nome
Dizer qual informação importa de verdade, porque não é toda
Decidir qual sistema manda quando os dois discordam
As assinaturas e taxas dos serviços envolvidos, que são custo seu

O terceiro item é o que mais gera confusão depois. Quando duas fontes guardam a mesma informação, elas vão divergir em algum momento. Já vi um mesmo sistema com três fontes discordando entre si: cinquenta e nove valores numa lista, sessenta e sete numa tabela e dezenove fixos no código. Alguém precisa decidir, antes, qual delas vale.

Quando eu não recomendo

Não contrate isto agora se

Você ainda não tem onde guardar cliente. Primeiro existe o lugar, depois se liga o WhatsApp a ele.
O seu volume de conversas cabe numa planilha atualizada à mão sem dor. Ligar sistema custa manutenção todo mês.
O sistema que você usa não permite. Eu confiro isso antes, e se não permitir eu digo, em vez de tentar contornar com remendo.
O que você quer é trocar de sistema. Isso é migração, que é outra frente e vem antes desta.

Perguntas que aparecem sempre

Funciona com o sistema que eu uso? Descubro no levantamento e digo antes de começar. Se não funcionar, você não paga por uma tentativa.

Preciso trocar de ferramenta? Não por causa disto. Se eu achar que vale trocar, digo o motivo e o custo, e a decisão é sua.

Isso quebra quando a ferramenta mudar? Quebra, de vez em quando, e é por isso que existe manutenção. Ferramenta muda sem avisar, e a única defesa é alguém olhando.

Quem paga as assinaturas? Você, direto, em conta no seu nome. Não passo assinatura pela minha fatura e não coloco margem em cima.